部品表や在庫をExcelで管理し続けるべきか?生産管理システムとの使い分け方
機械製造業、特に組立業では、多数の部品や工程を正確に管理することが不可欠です。
そのために「まずはExcelで部品表や在庫をまとめている」という企業は少なくありません。
手軽に始められる一方で、扱う品目や案件が増えると、Excel管理の不便さや限界がはっきりと現れてきます。
では、組立業ではどの業務をExcelに残し、どの業務を生産管理システムに移すべきなのでしょうか。
このページでは、その切り分けの考え方を整理します。
- Excel活用の現状
- Excel管理の限界とリスク（組立業で顕在化しやすい点）
- システム化が推奨される領域
- Excelとシステムを共存させる方法
組立業の現場でも、Excelはよく利用されているツールです。 たとえば、以下のような用途で使われています。
- 部品コード・仕様・単価・リードタイムを一覧化した簡易マスタ
- 得意先・仕入先リスト・購入品単価表など更新頻度が低い台帳
- Excel標準の棒グラフを利用した受注ごとのガントチャート
- 製番ごとの納期一覧・進捗ステータス（未着手／仕掛中／完了）
- 作業日報の集計、原価比較用の簡易レポート
- IoTやシステム連携前に一時的に利用するCSV変換
| Excelを使用する業務 | 特徴 |
|---|---|
| 部品表・台帳管理 | 少量なら更新が容易、導入コスト不要 |
| 進捗把握・日報集計・原価管理 | 単発の確認や簡易的な分析に有効 |
| システム連携時のCSV変換 | ほかのシステムとの橋渡し役として活用 |
組立業では部品点数が多く、案件ごとに仕様や納期が変わるため、Excelだけを使っていると次のような問題が発生します。
1. 手入力の工数・転記ミスが増える
・受注生産の生産設備などは、部品表から発注書・仕入先元帳・原価台帳への転記などが必要で、誤記・転記漏れが起こりやすい
・製番ごとの入力項目も多く、数量・コード・型式などの転記ミスを招く
2. 更新頻度の高い部品表は破綻しやすい
部品追加や仕様変更が頻発すると、更新漏れが発生する
3. 作業進捗・在庫数の把握がリアルタイムにできない
誰かが入力するまでデータが更新されないため、最新の状況を把握するのが困難
4. 入力待ちが発生する
Excelの更新は一人しかできないため、ほかに更新したい人がいても参照モードになって更新できず、手待ちになる
手待ちが発生した結果、更新漏れも発生しやすくなる
5. 属人化による業務停滞
Excelファイルの管理方法が担当者依存になり、休職や退職でノウハウが失われる恐れがある
- 部品表管理
- 設計変更や仕様追加の一元管理によって常に最新版の構成情報を共有でき、設計・購買・製造の整合性を保てる
- 発注・仕入・在庫管理
- 部品の在庫数・引当状況をリアルタイムに管理でき、欠品や過剰在庫を防げる
- 作業実績・進捗収集
- 製番単位での実績や工程ごとの進捗を現場担当者が直接入力して即時反映でき、納期遅延を防止できる
- 原価管理
- 材料費・購入品費・作業時間を自動集計し、製番ごとの採算をリアルタイムに確認できる
- 部門間の情報連携
- 生産部門のデータを会計や購買と結びつけ、全社で同じ情報が共有可能になる
組立業でExcelを完全に捨てる必要はありません。
ポイントは「適材適所」です。
- システムを基盤にして、日々の入力・更新を集約する
- Excelは確認・レポート用途にシフトして、補助的に利用する （例1）設計者が出図するときのデータ
- CSV入出力で生産管理システム・会計システムと接続する
（例2）基幹システムから出力される問合せ・帳票・グラフなど
組立業では部品点数が多く、案件ごとに変動するため、Excelだけで部品表や在庫を管理するのは限界があります。
一方で、レポート作成や一時的なデータ変換など、Excelを利用する場面は残ります。
重要なのは、「どの業務をExcelに残すか」「どこをシステム化するか」の見極めです。
この切り分けができれば、Excelの手軽さを活かしつつ、システムによる効率化と正確性を同時に実現できます。
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